Medfinansieras av Europeiska unionen
/

Personuppgifter

Personuppgiftsansvarig

Vilka uppgifter vi behandlar

Vi behandlar namn, e-post, telefon, roll och arbetsplats för kontaktpersoner och team hos bolag som ansöker till eller deltar i våra program, samt för coacher, konsulter, partner och finansiärer. I en ansökan ingår också det ni skriver om bolaget och de filer ni bifogar. Under programmet tillkommer möten, anteckningar, gateunderlag och avtal.

Uppgifterna kommer från dig själv (ansökan, mejl, telefon, möten och anmälningar), från Bolagsverket eller från öppna källor som bolagets webbplats. Anger du teammedlemmar i ansökan, eller bjuder in dem till ett utkast, behandlar vi deras namn och e-post på samma sätt. Berätta det för dem.

Namn, e-post och uppgifter om bolaget behöver vi för att kunna pröva ansökan. Utan dem kan vi inte behandla den. Övriga fält är frivilliga. Vi samlar aldrig in mer än vad som behövs och säljer aldrig uppgifter vidare.

Varför vi behandlar dem

  1. Ta emot och bedöma ansökningar och anta bolag till programmen (åtgärder inför avtal).
  2. Stödja antagna bolag med coachning, möten, uppföljning och rapportering (avtal).
  3. Spela in och skriva ut möten (samtycke från alla deltagare, kan återkallas).
  4. Koppla samman bolag med coacher, konsulter, partner och finansiärer (uppgift av allmänt intresse).
  5. Rapportera till våra finansiärer (uppgift av allmänt intresse och finansiärens villkor).
  6. Följa upp programmen med en enkät när bolaget lämnar programmet (uppgift av allmänt intresse).
  7. Hantera coachers tidrapporter och ersättning (avtal).
  8. Skydda systemet: inloggningsförsök, händelselogg och gallring (rättslig förpliktelse).
  9. Bjuda in till evenemang och skicka nyhetsbrev (uppgift av allmänt intresse, du kan tacka nej när som helst).

Är inkubatorn privat ägd gäller berättigat intresse i stället för allmänt intresse i punkt 4–6 och 9. Inga beslut om dig fattas automatiskt.

Hur länge vi sparar dem

Vilka som får ta del av uppgifterna

Personal och coacher med behörighet. Partner, konsulter och finansiärer vi matchar bolaget med, i den omfattning samarbetet kräver. Finansiärer i den rapportering vi är skyldiga att lämna. Dokument som ett bolag lagt i Inkubas är bolagets egna och krypteras med bolagets nyckel, se Kryptering under Om plattformen Inkubas nedan. Våra leverantörer behandlar uppgifter på vårt uppdrag; vilka de är står där också. Är flera inkubatorer anslutna till Inkubas kan din e-post skickas till dem när du loggar in, så att du hamnar hos rätt inkubator. De svarar bara om du har ett konto där. Utöver detta lämnar vi ut uppgifter bara när lagen kräver det.

Allmänna handlingar

Är inkubatorn kommunalt eller regionalt ägd gäller offentlighetsprincipen. Då är det vi tar emot allmänna handlingar som kan begäras ut. Vi prövar varje begäran och lämnar inte ut det som omfattas av sekretess, till exempel uppgifter om ert bolags affärsförhållanden eller skyddade personuppgifter. Har du skyddade personuppgifter, säg det till oss så begränsar vi åtkomsten.

Dina rättigheter

Om plattformen Inkubas

Inkubas är systemet inkubatorn arbetar i. Databasen och filerna lagras hos driftleverantören i listan längst ner. Mejl, möten, virusskanning och AI går via de övriga tjänsterna i listan.

  • Behörighet. Bara personal och coacher med behörighet ser ett bolags uppgifter. Personal loggar in med tvåfaktor eller med jobbkontot hos Microsoft eller Google. Ärenden med skyddade personuppgifter ser bara Admin och utvalda personer, och varje öppning av ett sådant ärende loggas.
  • Kryptering. Bolagets filer är bolagets egna. När ett antaget bolag valt en lösenfras krypteras filerna med bolagets nyckel. Under programtiden och tolv månader efter avtalets slut kan inkubatorn öppna dem för arbetet i programmet, och filer som personal öppnar får ett vattenmärke med namn och tid. Därefter har inkubatorn ingen nyckel kvar och kan inte lämna ut filerna till någon. Vill inkubatorn se en fil igen måste bolaget godkänna det i portalen, för en begränsad tid.
  • AI. AI sammanställer underlag åt personalen, till exempel en ansökan eller ett gateunderlag. Bedömning och beslut görs alltid av en människa. Till AI-tjänsten skickas bara det uppgiften kräver. Leverantörerna får enligt våra avtal inte använda uppgifterna för att träna sina modeller. Sparade sammanställningar blir en del av ärendet. Ärenden med skyddade personuppgifter skickas aldrig till AI. Varje AI-anrop loggas, utan innehåll.
  • Möten. Ett möte kan spelas in och skrivas ut som anteckningar när alla deltagare sagt ja. Utskrift och sammanfattning sparas i mötet.
  • Cookies. Bara nödvändiga: inloggning, betrodd enhet för tvåfaktor (90 dagar) och språkval (ett år). Ingen spårning eller annonsering.
  • Inloggning. Personal kan logga in med Microsoft eller Google. Leverantören får då bara veta att du loggar in i Inkubas.
  • Automatiska beslut. Inga beslut om dig fattas automatiskt. Ansökningar som ser ut att komma från en robot läggs åt sidan tills Admin har tittat på dem.
  • Gallring och registerutdrag. Gallring sker enligt inkubatorns gallringsbeslut och loggas. Vill du ha ett registerutdrag kontaktar du inkubatorn, som tar fram det ur Inkubas.

Tjänster som behandlar uppgifter på inkubatorns uppdrag

Listan följer de tjänster inkubatorn har slagit på. Leverantörerna behandlar uppgifter på inkubatorns uppdrag enligt biträdesavtal. Microsoft och Google ansvarar själva för ditt konto när du loggar in med det.

  • Videnca AB · drift och lagring av databas och filer · Sverige